Dateien auf verschiedenen Geräten öffnen oder Dokumente so verschicken, dass sie nur gelesen, aber nicht verändert werden können – die Anforderungen sind heute sehr vielfältig. Zum Glück gibt es das PDF-Dateiformat, mit dem viele dieser Anforderungen erfüllt werden können und das sich universell mit allen Betriebssystemen nutzen lässt. Ob Windows, Mac und Linux, PDF-Dokumente können überall zum Einsatz kommen.
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Was ist das PDF-Dateiformat?
Das „Portable Document Format“ (PDF, zu Deutsch: (trans)portables Dokumentenformat) ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente, das vom Unternehmen Adobe Systems entwickelt und im Jahr 1993 erstmals veröffentlicht wurde. Das PDF-Format ist mittlerweile weit verbreitet. Die Hauptanwendung besteht in der Verbreitung von Dokumenten, die neben Schrift auch Text, Bilder, Videos usw. enthalten können.
Der größte Vorteil von PDF-Dateien ist, dass das Format quer über alle aktuellen Systemwelten gelesen werden kann. Es wird verwendet für E-Books (Elektronische Bücher) oder allgemeine Publikationen jeglicher Art. Auch bearbeitbare PDFs gibt es mittlerweile, z. B. in Form von Formularen oder Checklisten. Dadurch, dass jeder Benutzer mit einem internetfähigen Computer einen sogenannten Reader, z. B. den Adobe Acrobat Reader, kostenlos aus dem Internet laden kann, ist quasi schon die Gewährleistung vorhanden, dass PDF-Dokumente vom Empfänger gelesen werden können.
Das PDF-Format ist jedoch hauptsächlich ein Format zum Verteilen von Inhalten. Die Rückkonvertierung z. B. nach Word, Open Office oder Excel wird durch verschiedene Softwaretools zwar ermöglicht, die Ergebnisse sind in der Regel jedoch bescheiden, so dass grundsätzlich davon abgeraten wird.
Für die Erstellung von PDF-Dokumenten gibt es neben dem mit umfangreichen Funktionen versehenen Klassiker Adobe Acrobat viele Programme, die eine Ausgabe in PDF ermöglichen. (Corel, Open Office usw.). Zudem gibt es einige sogenannte PDF-Creators, die meist in Form von virtuellen Druckertreibern – kostenlos als Freeware verfügbar – die Erstellung von PDF-Dateien übernehmen.
Weitere Funktion für PDF-Dateien
Neben der reinen Erzeugung gibt es eine ganze Reihe weiterer Funktionen, die für PDF-Dateien sehr gefragt sind:
Bilder in PDF einfügen
Für das Einfügen von Bildern, Abbildungen, Logos, Fotos in PDF-Dateien gibt es viele Gründe. Oft möchte man bestehende PDF-Dateien ändern, indem man z. B. sein Firmenlogo an bestimmten Stellen in die PDF-Datei einfügt. Mit einer guten PDF-Software ist das kein Problem.
PDF-Dateien komprimieren
Sollen PDF-Dateien über das Internet verschickt werden, etwa per E-Mail oder über die Messenger-Funktionen sozialer Netzwerke, kann sich ein Problem mit der Dateigröße ergeben. Es ist daher sinnvoll, z. B. per Adobe Acrobat große PDF-Dateien zu komprimieren, bevor sie verschickt werden.
PDF-Dateien zusammenfügen
Oft hat man mehrere PDFs dabei vorliegen oder selbst erzeugt, die zu einer Datei zusammengefügt werden sollen. Ein Beispiel hierfür ist die Bewerbung um einen neuen Arbeitsplatz. Viele Unternehmen möchten diese Bewerbungen mittlerweile nicht mehr in Papierform, sondern als Datei erhalten. Daher müssen Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc., die meist als einzelne PDF vorliegen, zu einem Dokument zusammengefügt werden. Auch das geht mit dem passenden Tool problemlos.
PDF-Dateien teilen
Quasi der vorige Punkt im umgekehrten Sinn – hierbei soll ein komplett vorliegendes PDF in mehrere Einzelteile aufgesplittet werden. Dies könnte zum Beispiel bei geschäftlichen Dokumenten der Fall sein, die weitergesendet werden sollen, aber einen Teil enthalten, der zuvor entfernt werden muss. Mit einem Tool, das PDFs zusammenfügen kann, gelingt in der Regel auch das Teilen der Dateien.
PDF-Dateien verschlüsseln
Das Verschlüsseln meint hier, die PDF-Datei mit einem Passwortschutz zu versehen. Gerade im geschäftlichen Bereich wird diese Funktion oft gewünscht, damit nur der anvisierte Empfänger, der über das Passwort verfügt, die Datei öffnen und den Inhalt lesen kann.
Fazit
PDF-Dateien gehören heute zum absoluten Standard. Ihr größter Vorteil besteht darin, dass sie plattformübergreifend auf jedem Gerät verwendet werden können und der Inhalt immer gleich aussieht. Mit einem leistungsstarken Tool können PDF-Dateien jedoch nicht nur erzeugt, sondern auch in vielfältiger Weise bearbeitet bzw. verändert werden.
