Ob für Meetings, Konferenzen oder ganz klassischen Verhandlungen – auch in unserer heutigen, digitalisierten und globalisierten Geschäftswelt sind Geschäftsreisen oft nicht nur unvermeidlich, sondern noch immer eine Notwendigkeit. Und während sie viele berufliche Vorteile bieten, kann die Veränderung des Umfelds und die Unbekanntheit des Reiseziels allerdings auch einige potenzielle Risiken mit sich bringen. Eine gute Vorbereitung, um die Sicherstellung der persönlichen Sicherheit und die der Unternehmensressourcen gewährleisten zu können, ist unerlässlich.

Gute 30 Millionen Geschäftsreisen gab es im Jahr 2022, der letzten veröffentlichten Reisestatistik des Statistischen Bundesamtes. Eine deutliche Steigerung zum Vorjahr – wobei diese Zahlen aufgrund der Pandemie nur halbwegs repräsentativ sind – und einem guten Viertel (27 %) weniger als 2019. Sie deuten auf einen generellen und zu begrüßenden Rückgang geschäftlicher Reisen hin, mit vielen Geschäftsterminen auch weiterhin virtuell. Dennoch bleibt ihre Zahl enorm – und relevant.

Risikoanalyse und Reiseplanung

Eine gründliche Risikoanalyse und Reiseplanung ist der erste wichtige Schritt, um die Sicherheit auf Geschäftsreisen zu gewährleisten – besonders bei internationalen Reisen. Dies umfasst beispielsweise die Bewertung politischer, gesundheitlicher und auch kultureller Risiken am Zielort. Eine Konsultierung von Reisehinweisen und Warnungen hilft, um über aktuelle Entwicklungen bestens informiert zu sein. Auf der Seite des Auswärtigen Amtes sollten alle Informationen stets ohne Komplikationen, vollständig und verlässlich abrufbar sein. Ein detaillierter Reiseplan, der alle geplanten Aktivitäten und Aufenthaltsorte enthält, erleichtert es zudem nicht nur, im Notfall schnell reagieren zu können, sondern dient auch als Leitfaden für Kolleg*innen oder Angehörige.

Die Risikoanalyse sollte außerdem die Sicherheitslage des Ziellandes berücksichtigen. Informationen zu eventuellen aktuellen politischen Unruhen, Naturkatastrophen oder Gesundheitsrisiken sind von entscheidender Bedeutung. Gand besonders bei der Planung von Reisen in unsicheren Regionen sollte zudem eine professionelle Sicherheitsberatung in Betracht gezogen werden. Unternehmen können professionelle Sicherheitsdienstleister beauftragen, um spezifische Informationen und Empfehlungen für die Sicherheit ihrer Mitarbeitet bereitzustellen. Nicht zuletzt, da Sie im Ausland Gefahr laufen können, das Ziel von Spionageaktivitäten ausländischer Nachrichtendienste zu werden.

Reiseversicherungen abschließen

Der Abschluss einer umfassenden Reiseversicherung ist ein wesentlicher und unerlässlicher Schutzmechanismus auf Geschäftsreisen. Diese Versicherung sollte alles umfassen: medizinische Notfälle, Reiseabbrüche, Gepäckverlust und Haftpflicht. Sorgfältig ausgewählte Versicherungen könnten sowohl Unternehmen als auch Reisende vor erheblichen finanziellen Belastungen schützen – und im Notfall schnelle Hilfe gewährleisten. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Reiseversicherungen gleich gut sind. Stellen Sie also sicher, dass die Versicherungspolice, die Sie wählen, alle für Sie notwendigen Leistungen abdeckt, die für Ihre spezifische Reise speziell relevant sind. Dazu gehören möglicherweise auch Evakuierungsversicherungen in Regionen mit höheren Sicherheitsrisiken oder spezielle Policen für teure geschäftliche Ausrüstung.

Schutz von Informationen und Geräten

In unserer heutigen Zeit ist auch der Schutz von Informationen und Geräten während eines Aufenthalts außerhalb des geschützten Netzwerks von größter Bedeutung. Geschäftsreisende sollten stets sicherstellen, dass ihre elektronischen Geräte, wie Laptops und Smartphones, mit den neusten Sicherheitsupdates versehen sind. Die Nutzung von öffentlichen WLAN-Netzwerken sollte tunlichst vermieden werden, um die Gefahr von Cyberangriffen drastisch zu minimieren. Zusätzlich kann die Verwendung von Virtual Private Networks (VPNs) erweiterten Schutz bieten, indem die Kommunikation der Geräte verschlüsselt wird. So wird effektiv verhindert, dass sensible Unternehmensdaten von Dritten abgefangen werden. Darüber hinaus sollten regelmäßige Backups aller, mindestens der wichtigen Daten durchgeführt werden – und selbstverständlich sichergestellt, dass alle Geräte durch starke Passwörter verbarrikadiert sind.

Notfallvorbereitung und Kommunikation

Es empfiehlt sich außerdem, vor der Abreise einen Notfallplan zu erstellen, der Kontaktdaten für lokale Botschaften, medizinische Einrichtungen und lokale Notrufnummern enthält. Stellen Sie sicher, dass Sie stets ein funktionierendes Mobiltelefon mit sich führen und sicherstellen, dass Ihre Kollegen oder Angehörige über Ihren genauen Aufenthaltsort informiert sind.

Regelmäßige Check-ins können helfen, das Wohlbefinden zu überwachen und im Falle von Problemen schnell Hilfe zu leisten. Ebenfalls nützlich hierbei können mobile Apps sein, die eine Standortfreigabe ermöglichen, für eine präzise Ortung im Notfall. Die zusätzliche Nutzung von Reise-Apps, die Echtzeitinformationen zu lokalen Ereignissen und Notfallwarnungen bieten, kann ebenfalls einen Beitrag zur sicheren Reiseplanung leisten. Für viele – oder die meisten – dieser Tipps gilt auf den meisten Reisen das Motto „besser Vorsicht als Nachsicht“; in den meisten Fällen können Geschäftsreisen ganz komplikationsfrei genossen werden. Und dennoch empfehlen wir, lieber zu vorbereitet zu sein, als im schlimmsten Fall kopflos dazustehen.

Ein guter Plan für ein ruhiges Gewissen

Seien Sie sich bewusst, welche Gebiete am Reiseziel sicher sind, und welche vermieden werden sollten. Informieren Sie sich über lokale Gesetze und Sitten, um nicht nur unangenehme Situationen zu vermeiden, sondern auch um einen positiven Eindruck bei Ihrem Geschäftspartner machen zu können. Die Verwendung sicherer Transportmittel und die Auswahl von vertrauenswürdigen Unterkünften sind ebenfalls entscheidend.

Es ist auch ratsam, sich vor der Abreise bereits mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut zu machen. Dies kann die Verwendung von sicheren Transportmitteln wie lizenzierten Taxis, vertrauenswürdigen Ride-Sharing-Diensten oder bereits im Voraus gebuchte Flughafentransfers einschließen. Die Auswahl von Unterkünften in sicheren Stadtteilen und die Berücksichtigung von Bewertungen anderer Geschäftsreisender sollten ebenfalls zu einer besseren Entscheidungsfindung beitragen.

Fasst man alles zusammen, bedarf es bei Geschäftsreisen einer sorgfältigen Vorbereitung und proaktive Maßnahmen, um die Sicherheit der Reisenden sicherzustellen – genauso, wie bei privaten Reisen auch. Mit dem Unterschied, dass hier auch die Daten des Unternehmens im Blick sind. Nicht nur die persönliche, sondern auch die Sicherheit von Unternehmensressourcen muss gewährleistet werden – und umso wichtiger ist es, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. Ganz besonders auf internationalem Boden können Interferenzen, Krankheiten oder Unfälle andernfalls nämlich schnell teuer werden – seien Sie also lieber auf den schlimmsten Fall gefasst, um Ihren Aufenthalt am besten und so sorgenfrei wie möglich genießen zu können. Gute Reise!